00:00:00: Heute in der Folge geht es mal um das Thema Prozesskosten.

00:00:04: Und das ist für mich ein absolut wichtiger Faktor, wenn du anfangen willst,

00:00:08: in dem Bereich Digitalisierung oder Prozessautomatisierung überhaupt zu überlegen.

00:00:13: Macht das Ganze für dich Sinn? Und,

00:00:15: ähm, ja, ich werde dir unter dem Video bzw.

00:00:18: unter der Podcast-Folge einen Link reinpacken zu dem Dokument.

00:00:21: Wenn du jetzt gerade im Video zuschaust, wirst du es schon im Hintergrund Hintergrund

00:00:24: sehen. Ich habe einen Kostenkalkulator als Beispiel einfach mal aufgebaut

00:00:30: in einem Google Sheet. Den kannst du dir duplizieren,

00:00:33: kannst dir kopieren, machst deine Angaben und wir gehen jetzt mal Schritt für Schritt

00:00:36: durch, wie das Ganze aufgebaut ist,

00:00:38: dass du im Grunde genommen deine internen Prozesse mal analysieren

00:00:43: kannst, rausfinden kannst, welche Prozesse eignen sich überhaupt für eine Automatisierung.

00:00:48: und welche Kosteneinsparungen wären überhaupt möglich.

00:00:52: Ja, steigen wir direkt rein. Hier in dem ersten Blatt ist erstmal nur so

00:00:56: eine kleine Erklärung. Also da geht es wirklich darum,

00:00:59: was macht dieses Tool, wie hilft es dabei,

00:01:04: wie musst du es nutzen. Hier unten findest du noch diverse Kontaktdaten von mir,

00:01:07: also wenn du sagst, okay das ganze hat bei mir funktioniert.

00:01:10: Wir wollen uns das mal konkret anschauen. anschauen, vielleicht sogar mit Blick auf deine

00:01:14: analysierten Daten, dann können wir das hier in dem Falle direkt machen.

00:01:18: Ansonsten startest du im Grunde genommen hier rein im Bereich Basisdaten.

00:01:22: Da hast du jetzt die Möglichkeit, erstmal deine Unternehmensdaten einzutragen.

00:01:26: Ich habe jetzt hier in den grün hinterlegten Feldern die,

00:01:30: ja einfach mal Dummy-Werte eingetragen, damit überhaupt eine Berechnung stattfindet.

00:01:34: Hier brauchen wir einfach den Unternehmensnamen. von dir.

00:01:36: Die Branche macht in dem Falle Sinn. Anzahl der Mitarbeiter und jährliche Betriebsstunden.

00:01:41: Da hast du jetzt einfach hier diese 220 Tage,

00:01:44: die auch bei der Steuererklärung oder so mit herangezogen werden,

00:01:47: mal acht Stunden. Du kommst auf 1760 Stunden.

00:01:50: Wenn das jetzt bei dir abweicht, dann trage einfach mal ein,

00:01:53: was du da quasi für Stunden hast. Und dann haben wir hier die Abteilungs-

00:01:58: oder Personalkosten im Bereich der Abteilung.

00:02:01: Und diese nochmal aufgeteilt in einfach,

00:02:04: mittel oder komplex. Einfach nur dafür,

00:02:07: dass du vielleicht drei verschiedene,

00:02:09: In der Produktion hast du vielleicht einen Produktionsleiter,

00:02:12: der logischerweise mehr Personalkosten verursacht als ein Produktionsmitarbeiter

00:02:16: oder vielleicht sogar als eine Hilfskraft. Das ist einfach nur,

00:02:20: dass du hier die Personalkosten grob mal runterschreiben kannst in dem Bereich.

00:02:24: um Daten zu haben mit denen wir nachher rechnen können.

00:02:28: Hier noch Gemeinkosten, die anfallen Büromaterial pro Mitarbeiter

00:02:33: im Jahr, IT-Kosten pro Mitarbeiter im Jahr,

00:02:36: Raumkosten pro Mitarbeiter im Jahr. Da habe ich jetzt auch einfach mal die fiktiven

00:02:39: oder Beispielwerte eingefügt, um da mal zu schauen,

00:02:42: dass du halt einen Ansatzpunkt hast. Hier unten in dem Bereich gelb markiert sind

00:02:46: immer Felder, die sind quasi zur Eingabe von Das sind einfach nur mal Richtwerte,

00:02:51: was so eine Automatisierung nachher kostet.

00:02:54: Also jetzt quasi bezogen auf meine Dienstleistung,

00:02:57: wenn ich bei dir eine Automatisierung einplane oder aufbaue,

00:03:01: gestaffelt in total einfache Automatisierung,

00:03:04: also total einfach, die relativ schnell funktioniert,

00:03:07: eine konkrete Automatisierungsaufgabe bis hin zu komplexen

00:03:11: Automatisierungen, die Aufgaben, wenn es wirklich darum geht,

00:03:14: mehrere Geschäftsprozesse zu automatisieren.

00:03:16: Da habe ich ein spezielles Geschäftsmodell für,

00:03:18: wo ich dann wirklich im engen Austausch mit dir die Prozesse automatisiere und

00:03:23: wir ja wie so eine Art Schritt für Schritt Prozesse haben.

00:03:27: Also wir schließen, wir bauen erstmal ein Dashboard auf mit Automatisierung,

00:03:31: die überhaupt machbar sind oder die durchgeführt werden sollen.

00:03:36: Und dann werden wir diese schritt für schritt im rahmen unserer zusammenarbeit automatisiert und

00:03:40: ja quasi live gebracht und du erhältst in der regel

00:03:45: hat relativ schnell einen wert was du jetzt nachher ersparst um

00:03:49: aber jetzt überhaupt mal rauszufinden was bei dir sinn macht habe ich hier eine

00:03:53: etwas umfangreichere tabelle gemacht nicht erschrecken ich ziehe mir gerade das fenster

00:03:58: ein bisschen hier rüber wo es Ich hat euch stört. So,

00:04:02: die Tabelle ist jetzt einfach nur eine Datensammlungstabelle.

00:04:07: Du hast eine Prozess-ID, die wird durchnummeriert.

00:04:10: Eins bis, keine Ahnung, 34 Felder habe ich jetzt hier drin.

00:04:13: Dann die Prozessbezeichnung, Wareneingangserfassung,

00:04:17: Qualitätsprüfung der Endprodukte. Ich habe jetzt einfach mal zwei Beispieldaten eingebaut,

00:04:21: damit du überhaupt mal siehst, wie das Ganze ausgefüllt werden muss.

00:04:25: Dann in welcher Abteilung, da gibt es ein Dropdown-Feld.

00:04:29: Das bezieht sich quasi schon automatisch von der Logik auf diese

00:04:34: Liste. Also wenn du hier die Liste quasi einträgst,

00:04:37: die sehe ich auch gerade, die müssten auch grün markiert werden,

00:04:41: wenn du die Liste quasi ausfüllst, auf deine Daten anpasst,

00:04:45: dann werden diese Daten auch hier in der Dropdown quasi übernommen.

00:04:50: Häufigkeit, wie oft wird der Prozess ausgeführt, täglich,

00:04:52: wöchentlich, monatlich, jährlich. Also hier kannst du quasi eine Auswahl treffen,

00:04:56: wie oft der ganze durchgeführt werden muss.

00:04:59: Anzahl pro Zeitraum, also wie viele Male wird der Prozess im angegebenen Zeitraum ausgeführt.

00:05:05: 25 Mal, habe ich jetzt hier als Beispiel mal hinterlegt.

00:05:08: Durchschnittliche Dauer pro Durchführung, also hier geht es jetzt konkret darum,

00:05:12: wie viele Wie lange braucht eine Person bei dir im Unternehmen,

00:05:15: um diesen Schritt-für-Schritt-Prozess durchzuführen?

00:05:19: Mal als Beispiel, du bekommst Lieferscheine und die Lieferscheine

00:05:24: müssen gegen die Rechnungen kontrolliert werden und

00:05:28: der Prozess braucht pro Lieferschein,

00:05:31: das wäre jetzt die Anzahl, die du am Tag reinbekommst,

00:05:34: so und so viele Minuten, Stunden,

00:05:36: Stunden. Wie auch immer, also hier steht ja in Minuten, so,

00:05:40: das heißt hier hast du jetzt 10 Minuten pro Durchführung bei 25 Durchführungen

00:05:45: pro Tag. Dann hätten wir hier,

00:05:49: ergibt sich hieraus, das ist eine Formel Tabelle, dann ergibt sich hieraus quasi eine

00:05:53: Stundenanzahl, die du im Jahr verbrauchst für

00:05:58: diesen Prozess. Hier noch.

00:06:00: Wie viele Mitarbeiter benötigst du dafür? Also auch das ist wichtig.

00:06:04: Ist da ein Mitarbeiter, der dafür zuständig ist oder hast du zwei Mitarbeiter,

00:06:07: die quasi gleichzeitig da dran sind? Und hier noch das Qualifikationsniveau.

00:06:12: Einfach, mittel, komplex. Beeinflusst die Personalkosten.

00:06:16: Hier ist dann quasi einfache Tätigkeit.

00:06:20: Also kann wirklich jeder oder eine Hilfskraft machen.

00:06:22: Bis hin zu komplex. Das sind jetzt Aufgaben, die bei dir der Projektleiter hat.

00:06:25: durchführt. Also hier kannst du konkret wirklich sagen,

00:06:28: welche Personenstruktur aus dieser Tabelle

00:06:34: ist jetzt für diese Tätigkeit zuständig.

00:06:39: Fehleranfälligkeit, auch ein ganz wichtiger Punkt. Wie oft hast du Fehler in

00:06:43: dem ganzen Prozess? Also um das Ganze auch mal in die Praxis zu spiegeln.

00:06:47: Ich habe damals in der Konstruktionsstufe, gearbeitet und da ging es darum,

00:06:50: nachher von einer konstruierten Baugruppe eine Stückliste anzufertigen.

00:06:54: Und das Problem bei dieser ganzen Thematik war,

00:06:57: wenn diese Stückliste wurde nachher einmal in einer

00:07:02: Excel-Datei erstellt, dann je nach Auftraggeber gab es noch ein spezielles Stücklistenprogramm,

00:07:08: da wurden die Daten noch mal übertragen und in ganz seltenen Fällen wurden die

00:07:11: gleichen Daten noch mal auf der Zusammenarbeit gelegt. Du kannst dir vorstellen,

00:07:16: dreimal die Daten übertragen, da hat sich auf jeden Fall der Fehlertreufel hier und

00:07:20: da eingeschlichen und so konntest du zum Beispiel da sagen,

00:07:23: okay, die Fehleranfälligkeit war tendenziell eher hoch oder mittel

00:07:28: oder gering. Also hier auch einfach einfüllen.

00:07:32: So, Personalkosten pro Stunde,

00:07:35: das sind quasi auch Formeln, machen wir jetzt gerade noch die Markierung da rein.

00:07:39: Hier zieht er sich quasi die Personalkosten pro Stunde abhängig von der Abteilung und

00:07:44: dem Qualifikationsniveau rein, was hier übermittelt wird und hier

00:07:48: in dieser Spalte wird dann quasi eine Aufsummierung gemacht.

00:07:53: Hier machen wir auch gerade die Formelformatierung noch da rein.

00:07:56: Jährliche Personalkosten für den Prozess berechnet aus Zeitaufwand und Personalkosten.

00:08:01: Also du siehst hier, rein an Personalkosten fallen hier

00:08:05: für die erste Automatisierung 20.833 Euro auf und

00:08:10: hier für die zweite, wo wir jetzt einfach mal andere Werte eingetragen haben,

00:08:13: sind wir im Jahr schon bei 237.000 Euro.

00:08:17: Und du entwickelst halt hier durch ein Gefühl,

00:08:20: was du tatsächlich an Kostenblöcken in deinem Unternehmen hast,

00:08:24: die du Potenziell mit so einer Automatisierung einschrumpfen kannst.

00:08:29: Hier kommen noch Materialkosten dazu.

00:08:32: Also wenn du für irgendwas noch Materialkosten hast,

00:08:35: die kannst du individuell eintragen. Du könntest auch null eintragen,

00:08:38: wenn du hier keine zusätzlichen Kosten hast, die halt nichts mit deinen Personalkosten zu

00:08:42: tun haben. Und daraus ergeben sich dann hier deine Gesamtkosten pro Jahr,

00:08:46: Personalkosten plus Materialkosten. Und hier Hier ist auch einfach eine bedingte Formatierung

00:08:51: hinterlegt, die die Zahlen ab einer gewissen Größe dann einfach

00:08:56: rot einfärbt oder die Zellen. Im nächsten Bereich haben

00:09:00: wir hier das Automatisierungspotenzial, gering,

00:09:03: mittel, hoch wird automatisch basierend auf anderen Faktoren berechnet.

00:09:07: Also hier wird quasi das Automatisierungspotenzial auf Basis

00:09:11: von einer Formel oder einer hochgerechnet und zeigt dir halt an,

00:09:16: ob das überhaupt sinnvoll ist oder ob man hier vielleicht erst nochmal gezielt drüber

00:09:19: sprechen muss, ob eine Automatisierung überhaupt möglich ist.

00:09:24: Und hier geschätzte Einsparung durch Automatisierung in Prozent,

00:09:28: Schätzwert für mögliche Zeiteinsparungen.

00:09:31: Da geht es jetzt wirklich darum, dass wir hier einen Schätzwert eintragen,

00:09:34: der dir belegt, wie viel Zeit könntest du eintragen.

00:09:37: Sparen. Also da kannst du so ein bisschen ins Verhältnis setzen,

00:09:40: wenn hier das Automatisierungspotenzial hoch ist,

00:09:43: ist auch die geschätzte Einsparung relativ hoch.

00:09:46: Geh da einfach mal mit dem Bauchgefühl rein, sowas könnte man dann nachher halt

00:09:48: wirklich ganz spezifisch noch eintragen,

00:09:51: weil was du nachher effektiv einsparst,

00:09:54: kriegen wir nur raus, wenn wir wirklich so eine Automatisierung aufbauen.

00:09:57: Jetzt habe ich hier einfach mal 90 Prozent und 60 Prozent eingetragen und dann

00:10:01: können kommst du hier in dem Falle auf eine potenzielle jährliche Einsparung berechnet

00:10:06: aus Gesamtkosten und geschätzte Einsparungen von 19.200 und in dem zweiten Fall

00:10:10: von 143.222 Euro.

00:10:15: Diese Tabelle kannst du jetzt wirklich für jeden deiner Prozesse einfach mal runterschreiben,

00:10:19: um überhaupt mal, also die ist jetzt nicht in Stein gemeißelt,

00:10:22: da geht es jetzt nicht darum, dass du ja irgendwelche Zahlen jetzt aufschreibst.

00:10:25: direkt festnageln kannst, sondern einfach,

00:10:28: um ein Gespür dafür zu entwickeln, was kosten dich aktuell die

00:10:33: laufenden Prozesse. Also wirklich mal ein Gespür dafür zu entwickeln,

00:10:37: was fällt überhaupt jeden Tag oder jede Woche,

00:10:40: jedes Jahr, jeden Monat an, was am Ende des Jahres dein

00:10:44: zu versteuerndes Einkommen,

00:10:47: dein Gewinn vor Steuern einfach mehr kostet.

00:10:49: minimiert, weil unnötige Prozesse vielleicht in deinem Unternehmen implementiert

00:10:55: sind, wo noch nie jemand sich Gedanken darüber gemacht hat.

00:10:59: Dann in dem letzten Bereich habe ich so ein kleines Dashboard aufgebaut,

00:11:03: da hast du eigentlich gar nicht viel Möglichkeiten, etwas auszufüllen.

00:11:06: Hier werden die Daten quasi reingezählt, also die Top 5 Prozesse mit dem höchsten

00:11:10: Einsparpotenzial. Da ist eine Filterform hinterlegt.

00:11:13: Also da, Kannst du eh nicht groß was machen, da werden die Daten nur

00:11:15: noch mal reingezogen. Und dann haben wir hier Anzahl der analysierten

00:11:20: Prozesse nochmal eine Zusammenfassung, zwei Stück aktuell.

00:11:23: Gesamte jährliche Prozesskosten 260.000.

00:11:27: Gesamtes Einsparpotenzial durch Automatisierung 162.000

00:11:31: und der Return of Investment Kalkulator für Automatisierungslösungen.

00:11:37: Kannst du die Summe der potenziellen jährlichen Einsparungen bei 162.000,

00:11:42: geschätzte Implementierungskosten für empfohlene Automatisierungslösungen,

00:11:46: da kannst du halt jetzt den Wert eintragen,

00:11:49: ungefähr, um Gespür dafür zu bekommen, analog dieser Basisdaten.

00:11:52: Also hier irgendwas in diesem Bereich kannst du dann eintragen.

00:11:58: Also wenn wir hier jetzt einfach mal die 15.000 eintragen für Maximalbereich,

00:12:03: dann hast du hier ein Return on Investment,

00:12:06: wenn das nachher läuft, von 1082 Prozent

00:12:11: und eine geschätzte Amortisierungszeit in 0,09 Jahren.

00:12:17: Und das ist einfach ein wichtiger Faktor, um ein Gespür,

00:12:20: also es ist eigentlich wirklich dafür, um ein Gespür dafür zu bekommen,

00:12:23: was überhaupt möglich ist. Jetzt sind natürlich hier die die Zahlen in dem Fall

00:12:26: ein bisschen aus der Luft gegriffen. Das müsstest du dir jetzt für deine internen

00:12:31: Kosten mal runterbrechen, um einfach mal rauszufinden,

00:12:34: was ist da überhaupt möglich? Wie lange dauert sowas auch?

00:12:37: Weil das ist natürlich auch ein wichtiger Faktor. Du gehst in eine Investition oder

00:12:41: du gehst eine Investition ein, jetzt beispielsweise für so einen Automatisierungsprozess und dann

00:12:46: willst du natürlich wissen, amortisiert er sich in zwei Monaten,

00:12:49: in fünf 5 Monaten oder vielleicht erst nach 4 Jahren,

00:12:53: um überhaupt zu wissen, gehst du das Risiko jetzt ein,

00:12:56: in Anführungszeichen das Risiko, oder fängst du vielleicht erstmal mit anderen Punkten an.

00:13:01: Also auch da wirklich diese Low Hanging Fruits zu suchen,

00:13:05: um herauszufinden, was sind bei dir kleine Schritte,

00:13:08: die bereits eine große Wirkung haben.

00:13:10: Also Pareto-Prinzip, wie kannst du mit 20 Prozent des Aufwands 80

00:13:15: Prozent quasi an Einsparungen produzieren.

00:13:18: Und das ist das, wo ich dir hier den Denkanstoß geben will.

00:13:21: Lad dir die Datei gerne runter, mach dir eine Kopie, trag es einfach mal

00:13:24: ein. Hier werden auch automatische Dashboards erstellt,

00:13:27: die dir dann so ein bisschen das Ganze noch grafisch analysieren oder grafisch darstellen,

00:13:32: was du an Einsparungen hast, was du an Prozesskosten hast,

00:13:37: ja, Verteilung der des Automatisierungspotenzials in Form von

00:13:41: wieviel Automatisierung sind jetzt bei dir möglich.

00:13:44: Sieht man jetzt hier noch, da steht glaube ich alles noch auf gering ganz

00:13:47: hinten. Hier genau,

00:13:50: also da ist jetzt die Formel, macht halt alles als gering,

00:13:53: wenn halt hier keine Kosten drin sind. Dann muss ich mal gucken, ob ich

00:13:55: die vielleicht noch anpasse, dass hier nichts drin steht. Aber das tut jetzt im

00:13:59: Grunde genommen der Tabelle nicht zur Sache. Hier geht es wirklich darum,

00:14:03: ladet die runter, schaut dir das mal genau an und überprüfe einfach mal intern,

00:14:07: was du für Prozesse hast. Vielleicht als kleinen Hinweis noch,

00:14:12: die immer gleich ablaufen. Also Prozesse,

00:14:14: die immer die gleiche Handlungsaufforderung benötigen,

00:14:18: aber mit unterschiedlichen Daten, wie eben das Beispiel mit Lieferschein,

00:14:24: Kontrolle mit der Rechnung. Also immer zwei Daten,

00:14:27: die miteinander verglichen werden, sowas zum Beispiel.

00:14:30: Oder Kunden müssen neu angelegt werden in einem CRM-System,

00:14:35: wenn du eins hast. Oder Angebote für bestimmte Produkte müssen kalkuliert werden,

00:14:40: wo du beispielsweise eine Materialdatenbank,

00:14:42: eine Kostenstruktur dahinter hast, auf die du immer wieder zugreifen kannst.

00:14:47: Das sind so Punkte, wo du unfassbar viel Zeit hast.

00:14:50: Geld einsparen kannst, um nachher halt auch einfach dich profitabler

00:14:54: darzustellen, um deine Marge zu steigern,

00:14:57: weil im Endeffekt jeder eingesparte Euro,

00:14:59: den du in deinem Prozess oder den du implementieren kannst mit Prozesskosten,

00:15:04: ist nachher halt auch ein Euro mehr Gewinn am Ende des Tages.

00:15:07: Und deswegen hier ein kleiner, ja,

00:15:10: ein kleines Giveaway. Lad dir die Tabelle gerne runter und geh das Ganze noch

00:15:14: mal von vorne bis hinten durch. Gib mir auch auf jeden Fall ein Feedback,

00:15:17: wenn du irgendwas rausgefunden hast. Also ich würde mich auch darüber freuen,

00:15:19: wenn du mir einfach mal schreibst, wir uns das mal gemeinsam angucken sollen.

00:15:24: Und wenn du es bei dir implementieren willst, findest du unten in dem Link

00:15:27: auch oder auf der Tabelle den Link zum kostenfreien Erstberatungsgespräch.

00:15:32: Und ja, dann gucken wir uns die Situation bei dir konkret an.

00:15:35: Ansonsten sage ich Tschüss, bis zur nächsten Folge.