00:00:00: Wenn Du in Deinem Tagesgeschäft viel mit Microsoft Excel beziehungsweise mit Google Sheets unterwegs

00:00:08: bist, also die Google Variante von Excel, dann habe ich hier in der Folge einen kleinen

00:00:13: Tipp für Dich, wie Du eventuell Deine Aufgabenverwaltung, die aktuell über Excel basiert, deutlich

00:00:19: verbessern kannst und das für nur knapp 10 Euro im Monat.

00:00:23: Ich zeige Dir das Tool, was ich nutze und da gehen wir jetzt mal Schritt für Schritt

00:00:27: drauf ein, was Du in diesem Tool machen kannst und zwar, vielleicht hast Du schon mal davon

00:00:32: gehört, das Tool, was ich meine, nennt sich Notion, N-O-T-I-O-N und dieses Tool ist quasi

00:00:40: wie Excel auf Steroiden, kann man fast sagen, Du hast in Excel ja, ja Du hast eine Tabellenübersicht,

00:00:48: Du kannst Formeln eintragen, Du kannst Verknüpfungen zu anderen Tabellenplättern eintragen und

00:00:53: das Ganze ist relativ statisch, das Problem ist allerdings, wenn Du kein Datensicherungsmanagement

00:00:59: hast, dann hast Du den Nachteil, dass quasi, ja wenn irgendwer die Seite überschreibt

00:01:04: oder so, dann hast Du kein sogenanntes Fallback, also Du kannst so einfach nicht mehr auf

00:01:09: die vorherigen Daten zurückgreifen, gerade wenn das Ganze irgendwie lokal abgespeichert

00:01:14: ist und der Kollege die Kollegin dann einfach auf Speichern gedrückt hat.

00:01:17: Was ich jetzt bei einem Kunden gemacht habe, ist quasi das komplette Daten- und Produktportfolio

00:01:23: in Notion aufgenommen und den Vorteil, den wir da haben, wir können die Datenbanken

00:01:28: genauso aufbauen, wie der Kunde es benötigt.

00:01:31: Was auch der Grund ist, weshalb ich Notion bei vielen meiner Kunden mit einbringe, weil

00:01:36: es total einfach ist zu gestalten, wenn man noch verstanden hat, wie, da ist halt der

00:01:41: Vorteil, wenn ich es für die Kunden mache, ich weiß wie Notion funktioniert, ich weiß

00:01:45: wie man die Datenbanken aufbaut, der Kunde gibt mir quasi seine Daten und bekommt eine

00:01:49: fertige Notion-Datenbank, wo er auf alles drauf zugreifen kann.

00:01:53: In einem Beispiel ging es jetzt zum Beispiel darum, dass ein Hochregallager, ein sogenannter

00:01:57: Paternoster mit ganz vielen Inhalten gefüllt war und Produkten gefüllt war und bisher

00:02:03: wurde die Datenpflege immer über Echsel gemacht.

00:02:06: Der Nachteil ist halt natürlich, dass ich keine großartigen Zusatzinformationen in

00:02:12: einer schönen Übersicht hinterlegen kann.

00:02:13: Was ich jetzt in Notion quasi machen kann, ich baue mir die Echsel-Tabelle sozusagen

00:02:18: eins zu eins nach, ganz jetzt hier in dem Podcast ein bisschen versucht, bildlich zu

00:02:22: erklären.

00:02:23: Das heißt, du hast ganz genauso deine Reihen, also deine Spalten und deine Zeilen, den

00:02:29: Vorteil, den du jetzt allerdings hast, du kannst in jeder Zeile, hast du quasi eine

00:02:35: eigene Datenbankseite, eine sogenannte Database-Page, hat den Vorteil, du trägst jetzt quasi alles

00:02:41: genauso ein, wie du es in Echsel machen würdest, hast aber jetzt noch zusätzlich die Möglichkeit

00:02:45: zu sagen, ich kann auf Öffnen klicken.

00:02:47: Das heißt, du machst diesen einzelnen Eintrag, den öffnest du jetzt und hast in dieser, hast

00:02:56: dann quasi ein eigenes Fenster, wo du zusätzliche Eintragungen machen kannst.

00:03:01: Jetzt hast du beispielsweise bei einem Lieferanten bestellt, so irgendwelche Teile, dann könntest

00:03:07: du den letzten aktuellen Lieferschein einfach als Foto mit hochladen, als Datei mit hochladen.

00:03:12: Du könntest noch zusätzliche Angaben in dieser Datenbankseite ergänzen, wie die Lieferzeiten

00:03:20: sind, wann bestellt werden muss und so weiter und so fort.

00:03:23: Du kannst das quasi beliebig auffüllen, beliebig ausbauen, du kannst dir auch sogenannte Templates

00:03:28: aufbauen, dass du weißt, du klickst jetzt nur auf ein bestimmtes Template und dann

00:03:32: baut sich diese einzelne Seite genauso auf, wie du das haben willst.

00:03:39: Vielleicht an der Stelle, wenn du das Ganze spannend findest, abonniere auf jeden Fall

00:03:42: mal meinen Kanal, abonniere auch meinen YouTube-Kanal, weil ich gehe das Ganze auch noch mal in

00:03:46: dem Video durch, wo du dann Schritt für Schritt siehst, wie das Ganze aufgebaut wird und

00:03:50: du kannst definitiv davon profitieren, nein, du kannst nicht nur profitieren, du profitierst

00:03:54: auf jeden Fall davon, weil das ist das Feedback, was ich bisher von den Kunden zurückgespielt

00:03:58: bekomme, die in Notion umgestiegen sind bzw. noch nicht mal, du hörst mit Excel auf, sondern

00:04:06: Notion nutzt du einfach dafür, wo einfach die Möglichkeiten bei Excel oder bei Google

00:04:11: Sheets aufhören.

00:04:12: Und dann hast du wirklich den Vorteil, du hast eine übergreifende Datenbank, der du

00:04:18: auch Rechte vergeben kannst und jetzt kommen wir zu einem nächsten wichtigen Punkt.

00:04:21: Du kannst diese Datenbank quasi selber, du bist der Chef, du bist der Abteilungsleiter

00:04:25: und sagst, du bist der Einzige, der wirklich Änderungen da drin vornehmen kann in Form

00:04:30: von Neuanlage oder Löschen von irgendwelchen Artikeln.

00:04:34: Dann hast du quasi als Ersteller die Rechte oder die vollen Rechte auf die Datenbank und

00:04:40: die Mitarbeiter, die mit dieser Datenbank arbeiten, die bekommen dann quasi die Rechte,

00:04:44: dass sie entweder was nur einsehen können, also die können quasi nur auf den Bestand

00:04:48: zugreifen oder sie können beispielsweise zu einer Seite Kommentare hinzufügen, die

00:04:54: du dann wieder als Meldung angezeigt bekommst.

00:04:56: Das hat quasi den Vorteil, dass du so eine doppelte Sicherheit da drin hast, dass die

00:05:00: Mitarbeiter schon damit arbeiten können, aber keine zerstörenden Änderungen vornehmen

00:05:06: können.

00:05:07: Und dann hast du wirklich die volle Kontrolle darüber, was aktuell bei dir abläuft.

00:05:12: Der zweite Vorteil ist, immer wenn Änderungen in dieser Datenbank durchgeführt werden,

00:05:19: kannst du dir automatische Übernachrichtigungen einstellen lassen, das musst du jetzt natürlich

00:05:23: überprüfen, wie viele Änderungen das sind, ob dir das nicht irgendwann auf den Keks

00:05:26: geht, aber du hast die Möglichkeit, permanent darüber informiert zu werden, ob es irgendwelche

00:05:32: Änderungen gibt, wer diese Änderungen durchgeführt hat, weil du diese kompletten Daten wirklich

00:05:36: eins zu eins nachvollziehen kannst in diesem Tool.

00:05:42: Du hast darüber hinaus den Vorteil, dass du auch Internetseiten verlinken kannst, also

00:05:46: nicht nur verlinken kannst, im Excel kannst du auch eine URL angeben, also eine Webseite,

00:05:50: die du quasi in eine Zelle einträgst, dann kannst du auf den Link klicken und öffnet

00:05:53: sich die Webseite.

00:05:54: In einer Notion Datenbankseite kannst du die Webseite sogar einbetten.

00:06:00: Nehmen wir an, du hast irgendwie ein Shop, wo du deine Teile nachbestellst, wenn die leer

00:06:04: sind.

00:06:05: Du hast irgendwie, du bestellst beispielsweise bei Nora Lehmen oder so irgendwelche Standardteile,

00:06:09: dann könntest du diese Seite, wo du bestellst, einbetten in Notion und kannst die quasi

00:06:15: über Notion aufrufen und steuern, wo du hin willst. Also du hast viel viel mehr Möglichkeiten. Was

00:06:21: außerdem dazu kommt, was in Excel mit ein bisschen Aufwand auch einigermaßen umsetzbar ist, ist quasi

00:06:28: eine Verknüpfung zu anderen Datenbanken. Also du hast vielleicht irgendwie zwei, drei, vier Excel-Dateien,

00:06:33: die irgendwo alle voneinander abhängig sind. Hast quasi eine Hauptdatei und dann noch ein paar,

00:06:38: die davon abhängig sind. Auch das kannst du in Notion abbilden, indem du quasi Verknüpfung

00:06:44: und Querverweise zu anderen Datenbanken herstellst. So mache ich es aktuell zum Beispiel, um auch das

00:06:49: wieder so ein bisschen bildlich darzustellen. Ich habe eine komplette Übersichtstabelle, wo alle

00:06:55: meine Kunden, inklusive aller Kundendaten drin sind. Es ist eine unfassbar große Datenbank mit super

00:07:01: wertvollen Wissen. Da sind die Daten aus dem Onboarding mit meinem Kunden drin. Ich kann also

00:07:06: jederzeit auf diese Daten zugreifen. Klar, sagt jetzt der eine oder andere, der vielleicht ein

00:07:11: bisschen weiter ist. Ja, warum hast du denn kein CRM-System, also ein Customer Relationship Management

00:07:17: System, um deine Kundendaten zu verwalten? Könnte ich mir aufbauen, aber natürlich gibt es auch

00:07:24: Tools, die können es direkt so, wie ich das will. Aber ich habe in Notion die volle Kontrolle,

00:07:28: wie ich es aufbauen, welche Daten übertragen werden und bin dann nicht wieder dran gebunden,

00:07:32: dass ich eine Lösung nehmen muss, die mir irgendwie aufzwingt, wo ich mich dann reinfügen

00:07:37: muss. Und das ist der Grund, weshalb ich schon so lange bei Notion dabei bin, weil ich es so

00:07:42: gestalten kann, wie es A für mich passt und wenn ich es bei Kunden implementiere, sind wir da relativ

00:07:48: wenig begrenzt, weil ich es genauso aufsetzen kann, wie es für den Kunden den größten und

00:07:53: schnellsten Nutzen bringt. Du hast eine viel schnellere Suche darin. Du findest deine Daten

00:07:58: Rückzug, also du hast ein Suchfeld, wo du was eingeben kannst und der größte Vorteil ist,

00:08:03: du kannst diese Datenbank noch mit anderen Tools in eine Automatisierung anknüpfen,

00:08:08: auch relativ einfach, was bei Excel auch wieder eine Schwierigkeit darstellt, weil du da eine

00:08:13: Azure Cloud brauchst, um überhaupt darauf zugreifen zu können. Also die Verknüpfung in einer

00:08:17: Automatisierung mit Excel, wer es schon mal gemacht hat, der weiß, das ist ein absoluter

00:08:21: Grammf, bis das das erste Mal richtig läuft. Auch das ist in Notion mit wenigen Handgriffen

00:08:26: passiert und du hast die Möglichkeit von außen auf deine Daten zuzugreifen. Du kannst mit sozusagen

00:08:32: mit deiner Datenbank chatten, keine Ahnung, also ich kann zum Beispiel eine Anfrage stellen,

00:08:37: welche Aufgaben habe ich diese Woche in meinem Kalender und dann bekomme ich eine Auflistung

00:08:42: aller meiner Aufgaben zurückgespielt, die aktuell eingeplant sind. Und das ist der Vorteil oder

00:08:49: der klare Vorteil für dieses Tool und was dazu kommt, ich habe zum Beispiel eine Lizenz, ich

00:08:56: bezahle etwa 11 Euro 10 oder 11 Euro im Monat dafür und habe aber auch Kundendatenbanken angelegt,

00:09:02: wie zum Beispiel Redaktionspläne oder so, die wir gemeinsam da drin erstellt haben. Und da hat

00:09:07: dann mein Kunde noch nicht mal, der muss noch nicht mal dafür zahlen, weil ich es quasi in meiner

00:09:12: Lizenz kann ich unendlich viele Datenbanken anlegen, wo dann auch mein Kunde darauf zugreifen kann.

00:09:16: Macht natürlich nur Sinn, wenn es sich um Datenbanken handelt, wie zum Beispiel Redaktionsplan,

00:09:21: wo wir eh beide darauf arbeiten müssen, aber was ich damit sagen will, du als Inhaber eines

00:09:27: Unternehmens kaufst eine Lizenz und kannst diese Lizenz dann quasi für dein komplettes Unternehmen

00:09:33: nutzen, hast nicht den Nachteil, dass jeder Mitarbeiter noch mal eine eigene Lizenz für

00:09:38: dieses Tool benötigt und du nachher dann keine Ahnung, bei 10 Mitarbeitern irgendwie 111 Euro

00:09:43: oder keine Ahnung, 110 Euro im Monat bezahlen musst, das fällt komplett weg. Du hast also

00:09:48: 10 Euro Kosten für deine Datenbank, für quasi deine Membership, nennt sich das, also du kaufst

00:09:55: quasi eine Membership und kannst das aber auch beliebig erweitern. Was ich mittlerweile nicht

00:10:01: mehr nutze, weil ich es von extern dazu hole, ist aber auch ein wichtiger Punkt, du kannst direkt

00:10:04: KI mit anbinden, also du kannst für einen kleinen Aufpreis direkt einen Notion-KI mit andocken und

00:10:10: die erstellt dir zum Beispiel automatisiert Zusammenfassungen von deinen Aufgaben, wenn du

00:10:14: irgendwelche, ja deine Wochenplanung zum Beispiel in Notion machst, du könntest deine Wochenplanung

00:10:20: direkt mit anderen Datenbanken, wo du auf Teile zugreifst, wie eben in dem Beispiel mit einem

00:10:25: Hochregallager, könntest du direkt eine Querverknüpfung machen, welche Teile benötigt werden

00:10:30: rein theoretisch und kannst die mit dazu rechnen. Du kannst auch Mindest und Max Mengen angeben,

00:10:35: dass du automatisch benachrichtigt wirst, was in Excel auch wieder so einfach nicht möglich ist,

00:10:40: außer du machst das irgendwie über VBA, dass wenn zum Beispiel dein Hochregallager eine

00:10:45: Mindestbestellmenge erreicht, dass du automatisiert eine Benachrichtigung bekommst. Achtung,

00:10:50: hier haben wir einen kritischen Mindeststand erreicht, hier muss neu bestellt werden. Oder

00:10:55: diese Nachricht geht an den entsprechenden Mitarbeiter, der halt hinterlegt ist. Und das ist

00:10:59: wirklich der Vorteil, dass du es genau so aufbauen kannst mit ganz, ganz wenigen Einschränkungen,

00:11:04: wie du es wirklich für dein Unternehmen brauchst. Da muss ich um das Ganze zusammenzufassen. Viele

00:11:10: versuchen irgendwie eine sogenannte One-Fits-Ohr-Lösung für Kunden, gerade im Maschinenbau,

00:11:16: im Handwerk, in der Industrie zu entwickeln. Und da ist das Problem, dass es oft doch sehr

00:11:21: spezifische Abläufe sind, die einfach nicht alle unter einen Deckmantel passen. Und genau hier

00:11:27: greift Notion ein, macht es komplett anders, du kannst es aufbauen, wie du willst. Es gibt

00:11:33: natürlich Templates, die du dir herunterladen kannst, aber du bist komplett frei in der Gestaltung

00:11:38: und kannst es wirklich so aufbauen, dass du richtig, massiv, zeitspaßt, immer die volle

00:11:43: Klarheit darüber hast, was aktuell in deinem Unternehmen abläuft, wo es vielleicht hängt,

00:11:48: du kannst dir Dashboards aufbauen, um direkt grafisch zu sehen, was Masse ist. Und das ist meines

00:11:54: Erachtens nach ein großer Vorteil von diesem Tool, wenn du wissen willst, ganz konkret wie

00:11:59: dieses Tool aussieht, wie du es im Alltag einsetzen kannst. Bucht dir im kostenfreies Erstberatungsgespräch

00:12:04: mit mir, schreib rein, dass du das Tool Notion gerne mal sehen willst und wissen willst, ob es für

00:12:10: dich wirklich relevant und Vorteile bietet. Und dann schauen wir uns das Ganze wirklich an deinen

00:12:14: konkreten Beispielen an und ich garantiere dir, dass du einen absoluten Mehrwert mitnehmen wirst

00:12:20: und darüber nachdenkst, dieses Tool bei dir einzuführen. Ja, das war's mit der Folge,

00:12:24: 12 Minuten 25, wünsch dir einen schönen Tag, bis zum nächsten Mal, dein Felix, ciao.