00:00:00: In der heutigen Folge geht es um aktuelle Projekte, an denen ich gerade arbeite, und

00:00:04: ich vermute, dass auch bei dir das Büroteam täglich

00:00:07: 3 bis 4 Stunden damit verbringt, Lieferscheine mit

00:00:11: Rechnungen zu vergleichen und andere wiederkehrende Aufgaben

00:00:14: durchzuführen, die mittlerweile zu 100%

00:00:17: automatisiert werden können. Und das vor allem sogar in-house, also mit einer

00:00:21: eigenen Lösung, die noch nicht mal zwingend das eigene

00:00:24: Firmengelände verlassen muss. Das ist so ein Punkt, der mir

00:00:28: aufgefallen ist. Also jeden Tag stapeln sich Lieferscheine, Rechnungen, gerade in

00:00:31: produzierenden Gewerben. Du bekommst irgendwie Material geliefert und dann sitzt

00:00:34: irgendjemand da, der das kürzeste Stöckchen gezogen hat. Der hat dann die

00:00:38: ehrenvolle Aufgabe zu vergleichen. Ist der Rechnungsbetrag,

00:00:41: stimmt der mit der Bestellung überein und wurde auch das geliefert, was wir

00:00:45: bestellt haben und vor allem auch abgerechnet. Das ist nach wie vor eine Arbeit,

00:00:49: wo Menschen hintersitzen, die nichts anderes machen, als

00:00:53: ein-, zwei- oder dreimal die Woche die Lieferscheine mit den Rechnungen und den Bestellungen

00:00:57: zu vergleichen. Und ja, in jeder Folge will ich dir einfach

00:01:00: mal einen kleinen Ausblick geben über Projekte, die aktuell mit Kunden

00:01:04: laufen, wie dieses zum Beispiel, wo du innerhalb kürzester Zeit schon die

00:01:07: ersten Ergebnisse siehst und diesen kompletten Apparat eigentlich

00:01:11: vollautomatisieren kannst. Und ja, vielleicht für die,

00:01:14: die es nicht wissen, ich bin relativ

00:01:18: lange im Maschinenbau unterwegs gewesen, also habe selber in der

00:01:21: Produktion gearbeitet, habe 10 Jahre als Konstrukteur in

00:01:25: einem Konstruktionsbüro in der Entwicklung für die Automobilindustrie gearbeitet.

00:01:29: Also ich komme aus dem Bereich, bin jetzt nicht der x-beliebige

00:01:33: Berater, der irgendwo eine AI-Ausbildung gemacht hat und dir jetzt einen vom Pferd

00:01:36: erzählen will. Ich habe selber mit den Prozessen gearbeitet, ich habe selber

00:01:40: Angebote eingeholt, Rechnungen geschrieben an Kunden, ich

00:01:44: habe ja Projektbesprechungen durchgeführt,

00:01:47: Kalkulationen durchgeführt. Also ich komme wirklich aus dem Bereich und bin jetzt

00:01:51: nicht seit gestern in den Part reingekommen, um dir jetzt hier zu erzählen, wie man

00:01:54: Prozesse automatisieren kann. Aber zurück zum Thema.

00:01:58: Der eigentliche Kern ist Folgendes: Du hast entweder

00:02:02: PDFs, die du bekommst als Rechnung oder Lieferscheine,

00:02:06: oder im schlimmsten Fall, wenn du Lieferscheine bekommst, sind die ja in der Regel

00:02:09: eher als Papierform. Das heißt, du musst noch mal irgendwie drüber scannen und

00:02:13: musst gucken, dass du die irgendwie ins System bekommst. Und da ist nämlich jetzt der

00:02:17: Punkt, Wo viele wissen, okay, PDFs kann man gut auslesen,

00:02:20: da kann man den Text markieren, das wird vielleicht noch funktionieren. Aber je nachdem,

00:02:24: wie das PDF aussieht, weißt du, da könnte es eventuell

00:02:28: schwierig werden. Du kannst nicht auf den Text zugreifen, weil es halt einfach ein

00:02:31: Scan ist. Und dafür verwende ich jetzt hier bei meinem Kunden zwei

00:02:35: verschiedene Technologien. Auf der einen Seite nutze ich eine OCR-Technologie,

00:02:40: also der zieht quasi den Text aus irgendwelchen Dokumenten raus, um

00:02:44: das vereinfacht zu sagen. Und wenn das jetzt ein gescannter Lieferschein

00:02:47: ist, und dann nutze ich zum zum Beispiel hier in dem Fall Cloud Vision.

00:02:51: Und Cloud Vision hat da die Möglichkeit, wirklich auf den Text zuzugreifen

00:02:55: und diesen dann aus dem gescannten Dokument auszulesen. Ja, und was

00:02:59: dann im Hintergrund passiert, ist im Grunde genommen einfach nur eine Logik, die dem

00:03:02: sagt, okay, es gibt immer einen Lieferschein und es gibt eine Rechnung, und

00:03:06: beide haben im besten Fall eine Auftragsnummer. Es gibt einen

00:03:09: Identifikator, der bei beiden Dokumenten identisch ist. Und

00:03:13: was dann als Nächstes passiert, ist wirklich rauszuziehen, Welche

00:03:17: Positionen sind geliefert worden, welche Positionen stehen

00:03:20: auf der Rechnung drauf und welche Summe steht quasi

00:03:24: dahinter. Also es wird auch geprüft, welche Summe im Hintergrund abgerechnet

00:03:28: wurde. Und dann findet die Prüfung statt: Gibt es eine Differenz

00:03:32: zwischen der Position oder den Positionen im Lieferschein und den

00:03:35: Positionen in der Rechnung? Und wenn das auftritt, wird

00:03:39: im Endeffekt das Ganze im Hintergrund in ein Board einsortiert. Das kann ich dir

00:03:42: vielleicht auch mal irgendwann in einem YouTube-Video zeigen, wenn das Ganze fertig ist.

00:03:46: Jedenfalls hat der Werker oder der Mitarbeiter jetzt

00:03:49: aktuell in der Beta-Version nur noch die Aufgabe zu sagen, ich

00:03:53: lade die Daten per Datei-Upload hoch, und

00:03:56: im Hintergrund wird automatisch aussortiert. Und im Endeffekt gibt es nachher ein

00:04:00: Dashboard, wo drinsteht, hier ist alles in Ordnung, hier müsste noch mal

00:04:03: überprüft werden, da konnte was nicht ausgelesen werden, oder vielleicht sogar hier

00:04:07: wurde irgendwas falsch abgerechnet, hier stimmt der Betrag mit der Bestellung nicht überein.

00:04:11: Und das sind die drei Varianten. Das heißt, diese Ja,

00:04:15: händische oder manuelle Ausarbeitung, die ist komplett vom Tisch, und der

00:04:19: Werker kann jetzt lediglich nur noch in die Daten reingehen, wo es irgendwelche

00:04:23: Unstimmigkeiten gibt. Und das Schöne ist, das ist auch

00:04:26: völlig unabhängig davon, wie die Rechnungen aussehen. Also du wirst das ja kennen, nicht jede

00:04:30: Rechnung sieht aus wie aus einem Musterheft, sondern jeder hat irgendwie so seine eigene

00:04:33: Art, die zu schreiben. Also ich habe da bei dem Test Rechnungen

00:04:37: gesehen, wo ich mich frage, also wie kann man so irgendwas

00:04:40: rausschicken? Aber man erlebt da wirklich noch

00:04:44: wahnwitzige Sachen, wo du dich fragst, ob die Leute die Rechnung mit Word oder mit

00:04:47: Excel schreiben, anstatt mit irgendeinem gescheiten Buchhaltungstool. Aber sei es

00:04:51: drum. Jedenfalls ist der Output vollkommen egal, weil es im

00:04:55: Endeffekt komplett unabhängig

00:04:59: davon die Auswertung fährt, auf Basis von bestimmten Kriterien.

00:05:03: Und das ist so der Punkt, wenn du jetzt sagst, okay, Rechnungserstellung oder

00:05:06: Rechnungsvergleiche ist jetzt bei dir nicht so das Thema, aber du hast mit Sicherheit

00:05:10: andere Prozesse, die einmal die Woche, einmal am Tag, zweimal am

00:05:14: Tag, also in einer bestimmten Wiederholfrequenz bei dir auftreten,

00:05:18: immer wieder gleich sind, wo vielleicht sogar du oder deine Mitarbeiter sagen, boah, wenn

00:05:21: dieser Prozess mal irgendwann wegfallen würde, dann hätte ich einfach Zeit für was

00:05:25: anderes. Und darum geht es im Endeffekt. In der Zeit, wo ein

00:05:29: Mitarbeiter seine Zeit damit verschwendet, Rechnungen und

00:05:32: Lieferscheine zu vergleichen, um jetzt bei dem Beispiel zu bleiben, kann die Person nichts

00:05:36: anderes machen, was auf der anderen Seite wieder Geld bringt. Also hier, das hier ist

00:05:39: ja nur ein Kontrollprozess von irgendwas, was

00:05:42: abgearbeitet wurde. Und das ist in meinen Augen ein super

00:05:46: wichtiger Punkt, wo man jetzt wirklich sagen könnte, Geh mal

00:05:49: intern durch deine Prozesse durch. Überleg einfach nur mal, wenn du das jetzt hier

00:05:53: hörst, was sind Aufgaben, die du jeden Tag auf dem Schreibtisch

00:05:56: hast? Und welche Aufgaben, wo würdest du dich wirklich freuen, wenn die einfach

00:06:00: wegfallen würden? Ja, und wenn du irgendwo da in der Richtung Aufgaben

00:06:04: findest, du vielleicht irgendwo wirklich aus dem produzierenden Gewerbe bist, dann

00:06:07: findest du unten in den Shownotes von der Podcastfolge einen

00:06:11: Link zu einem Erstgespräch. Und dann schauen wir uns das einfach mal gemeinsam an.

00:06:15: Und vor allem in dem ersten Gespräch, was dich überhaupt kein Geld kostet,

00:06:19: schauen wir uns deinen Prozess in Ruhe an und du bekommst von mir eine

00:06:23: erste Einschätzung, was wir machen können und vor allem schon, wie wir das machen können.

00:06:27: Das heißt, du gehst auf jeden Fall mit Klarheit da raus. Und auch wenn ich

00:06:30: dir in dem Falle nicht helfen kann, weil es vielleicht aus irgendwelchen Gründen nicht passt,

00:06:33: dann bin ich auch so ehrlich und sag dir da auch Bescheid. Also es geht

00:06:36: mir nicht darum, hier mit aller Gewalt irgendwen in die Betreuung

00:06:40: reinzubekommen. Sondern es geht mir darum, dass ich dir wirklich helfen kann.

00:06:43: Weil das, was ich mit meinen Kunden aktuell erlebe, ist der Part, dass wenn wir

00:06:47: mal ein oder zwei Prozesse automatisiert haben, dass sich in

00:06:51: dem Unternehmen eine Eigendynamik entwickelt, weil auf einmal Prozesse auffallen,

00:06:54: die man vielleicht seit Jahren immer wieder gleich macht, die dann noch mal genau unter

00:06:58: die Lupe genommen werden. Und da ist meistens schon ein, ja, ein

00:07:01: Gamechanger, wenn ein oder zwei Teilschritte davon automatisiert werden,

00:07:05: die aktuell einfach auch eine hohe Fehleranfälligkeit haben. Ja. Und

00:07:09: den Impuls wollte ich dir hier in der Folge mit auf den Weg geben. Ich

00:07:12: hoffe, du konntest was mitnehmen. Abonniere gerne den Kanal, wenn du es bisher noch nicht

00:07:15: getan hast, weil hier gibt es in regelmäßigen Abständen Informationen rund

00:07:19: um diese Automatisierungsthematiken. Und ja, in diesem Sinne, ich

00:07:23: wünsche dir einen schönen Tag, dein Felix. Bis dann!